Planificació i organització empàtica. Deixar d'apagar i generar focs per enfocar-nos en el realment important.

La teva urgència, no és la meva urgència

Abans que aquesta frase pugui projectar potser una idea equivocada, permetin que dediqui un sol paràgraf a explicar l' enfocament del titular.

Fa uns dies parlant de la coneguda matriu d'Eisenhower vam poder arribar a la conclusió amb un excel·lent grup de participants que tal com afirmen els experts, hauríem de moure'ns en el quadrant: "important, no urgent", és a dir, un alt percentatge de les accions i tasques que realitzem en el nostre dia a dia, poden ser planificades en un calendari,  en una agenda "realista", en un Kanban, en un cronograma... no importa l'eina planificadora, importa com sempre l'enfocament i el contingut.

S'ha normalitzat en l'entorn laboral sol·licitar informes, dades, tasques... d'un dia per l'altre, tot sota el titular urgent, tant és així, que hem popularitzat la frase: "això era per ahir", doncs deixim dir que, si abunden els "per ahir", algú no està fent bé la seva feina. Aturar-se com sempre dic a "afilar la destral." pot venir bé en aquestes ocasions. Tirar del fil cap enrere, o ja més formalment, amb mètode, analitzar la multicausalitat que origina totes aquestes urgències i trobar també la causa arrel.

El que no es defineix no existeix

La planificació i l' organització són accions que estan estretament vinculades i que es consideren competències importants en els processos de selecció de personal. Aquí una vegada més compartir, que en ocasions es demana a una nova incorporació una cosa que no forma part de la pròpia cultura d'empresa. Puc demanar planificació i organització si predico amb l'exemple i sóc una persona referent o exemplar en això, si no és així, mai és tard per aprendre.

Què entenem per planificació?

Si ho expliquem d' una forma simplificada, es tracta del procés en el qual s' estableixen objectius, es defineixen les accions per assolir-los i s' ordenen en el temps per assolir les fites de forma eficient. Definir objectius seguint la tècnica SMART, (S) específics (M) mesurables (A) assolibles (R) rellevants i (T) oportuns, marcar temps.

Definir objectius requereix sempre com a punt de partida una anàlisi de situació, tant si es tracta d' objectius estratègics com per redactar objectius més específics o operatius.

Fins ara tot el que comentem a simple vista pot semblar bàsic i de sentit comú "el més comú de tots els sentits", doncs bé, les organitzacions demanen ajuda en moltes ocasions en matèria de planificació, organització i consecució d'objectius, perquè continua sent una problemàtica recurrent.

Podem aprendre a planificar i a organitzar? Rotundament si, però per això cal mètode i normes explicites que ajudin a donar estructura a un grup i entre grups. També molt important entrenar determinades soft skills o habilitats toves que tenen molt a veure amb la planificació i l'organització, entre elles:

Pensament estratègic, una de les competències clau en lideratge. Permet tenir una visió més general i panoràmica, anticipant-se a possibles límits i obstacles i habilita per definir accions preventives. Es tradueix en plans més estructurats, realistes i sòlids.

En la tasca de la planificació i organització, he de tenir en compte que no treballo com un professional o departament aïllat, ja que totes les empreses estan organitzades o haurien, amb un sistema matricial: un organigrama que defineix llocs, responsabilitats, funcions i una organització per processos: "Conjunt d'activitats, tasques, decisions, interrelacionades i seqüencials que transformen entrades "inputs" en sortides "outputs."

Pel que a l'hora de donar i de demanar, haig de tenir això factor en compte. També per suposat en la repercussió en la cadena del servei o producte: tot el que jo faci, no faci, no finalitzi, o finalitzi tard, té impacte en l'altre, ja veuen, qüestió d' empatia i eficiència una vegada més.

Ens pot ajudar la pregunta: Aquesta informació que demano avui com a urgent, i que ha anat a parar al quadrant d'urgent de la matriu d'alguna persona o departament, és realment urgent? Podia haver-la sol·licitat amb antelació perquè la persona pogués ubicar-la al seu quadrant "important i no urgent"? Organització empàtica. Normes explicites, la qual cosa en definitiva, juntament amb el lideratge atorga estructura a un grup o equip.

Molt unides a la planificació, altres habilitats com l'autodeterminació, l'autodisciplina, l'habilitat per a la presa de decisions i per a la resolució de problemes.

Un cop definit el pla passem a organitzar. Parlem d'organització quan distribuïm de forma òptima els recursos (inclou el recurs temps), les tasques i les responsabilitats, en definitiva: Què? Qui? Com? Quan?

Si parlem d'organització, no podem oblidar les normes i la metodologia, com a estructura per als equips. Ajuda a organitzar els processos, manuals, protocols, instruccions, tutorials visuals... Facilita també dissenyar o compartir metodologia i eines de treball.

Mètodes, tècniques i eines

Crear una forma de fer i que aquesta sigui part de la cultura de l' empresa. Entre algunes metodologies que ajuden a l' organització i la priorització de tasques:

• Regla 1-3-5: Realitza una tasca gran, tres mitjanes i cinc de petites cada dia.

• Mínims viables diàris: Estableix tasques diàries mínimes assolibles per mantenir el progrés constant.

• Timeboxin: Assigna un temps fix per treballar en una tasca i no el superis encara que no estigui finalitzada.

• Pomodoro: Treballa en blocs de 25 minuts, seguits de 5 minuts de descans.

• La clau de l'èxit no està a fer gaire, sinó a prioritzar el correcte i optimitzar el temps en el moment adequat.

El que no es comunica no es coneix

La comunicació efectiva, soft skill també molt demandada, és fonamental en la planificació i organització, ja que assegura que tots els participants entenguin els objectius, les tasques assignades i els terminis establerts. En comunicar-se de manera clara i precisa, es redueixen els malentesos, es reforcen les expectatives i es garanteix que tots els membres de l' equip estiguin alineats i compromesos amb el pla. A més, mantenir una comunicació constant ajuda a identificar possibles obstacles i buscar solucions a temps, cosa que optimitza la implementació de les estratègies i millora els resultats.

El que no es mesura no s'arregla i el que no s'arregla es deteriora

La planificació i l'organització inclou el seguiment i el monitoratge sistemàtic: com sé que he assolit un objectiu, un avenç, un canvi, una xifra...? Com mido el progrés del planificat? Estem progressant de forma adequada o hem de fer algun reajustament? Tal com diu el titular, el que no es mesura no s'arregla, i el que no s'arregla es deteriora, això es pot fer extensible a màquines, processos i per suposat, persones. Si ho analitzem des del punt de vista econòmic, el que es deteriora augmenta els costos.

En definitiva, la planificació i organització, ja sigui a curt, mitjà o llarg termini, s'han de considerar com un procés dinàmic que requereix d'una visió estratègica però també d'una col·laboració constant entre professionals i equips. Només així serà possible assolir els objectius establerts i adaptar-se de manera efectiva als reptes que sorgeixin en el camí."