Planificación y organización empática. Dejar de apagar y generar fuegos para enfocarnos en lo realmente importante.

Tu urgencia, no es mi urgencia

Antes de que esta frase pueda proyectar quizás una idea equivocada, permitan que dedique un solo párrafo a explicar el enfoque del titular.

Hace unos días hablando de la conocida matriz de Eisenhower pudimos llegar a la conclusión con un excelente grupo de participantes que tal y como rezan los expertos, deberíamos movernos en el cuadrante: “importante, no urgente”, es decir, un alto porcentaje de las acciones y tareas que realizamos en nuestro día a día, pueden ser planificadas en un calendario, en una agenda “realista”, en un Kanban, en un cronograma…no importa la herramienta planificadora, importa como siempre el enfoque y el contenido.

Se ha normalizado en el entorno laboral solicitar informes, datos, tareas… de un día para otro, todo bajo el titular urgente, tanto es así, que hemos popularizado la frase: “esto era para ayer”, pues déjenme decirles que, si abundan los “para ayer”, alguien no está haciendo bien su trabajo. Pararse como siempre digo a “afilar el hacha.” puede venir bien en estas ocasiones. Tirar del hilo hacia atrás, o ya más formalmente, con método, analizar la multicausalidad que origina todas esas urgencias y hallar también la causa raíz.

Lo que no se define no existe

La planificación y la organización son acciones que están estrechamente vinculadas y que se consideran competencias importantes en los procesos de selección de personal. Aquí una vez más compartir, que en ocasiones se pide a una nueva incorporación algo que no forma parte de la propia cultura de empresa. Puedo pedir planificación y organización si predico con el ejemplo y soy una persona referente o ejemplar en ello, si no es así, nunca es tarde para aprender.

¿Qué entendemos por planificación?

Si lo explicamos de una forma simplificada, se trata del proceso en el que se establecen objetivos, se definen las acciones para lograrlos y se ordenan en el tiempo para alcanzar las metas de forma eficiente. Definir objetivos siguiendo la técnica SMART, (S) específicos (M) medibles (A) alcanzables (R) relevantes y (T) oportunos, marcar tiempos.

Definir objetivos requiere siempre como punto de partida un análisis de situación, tanto si se trata de objetivos estratégicos como para redactar objetivos más específicos u operativos.

Hasta ahora todo lo que comentamos a simple vista puede parecer básico y de sentido común “el más común de todos los sentidos”, pues bien, las organizaciones solicitan ayuda en muchas ocasiones en materia de planificación, organización y consecución de objetivos, porque sigue siendo una problemática recurrente.

¿Podemos aprender a planificar y a organizar? Rotundamente si, pero para ello se precisa método y normas explicitas que ayuden a dar estructura a un grupo y entre grupos. También muy importante entrenar determinadas soft skills o habilidades blandas que tienen mucho que ver con la planificación y la organización, entre ellas:

Pensamiento estratégico, una de las competencias clave en liderazgo. Permite tener una visión más general y panorámica, anticipándose a posibles límites y obstáculos y habilita para definir acciones preventivas. Se traduce en planes más estructurados, realistas y sólidos.

En la tarea de la planificación y organización, debo tener en cuenta que no trabajo como un profesional o departamento aislado, ya que todas las empresas están organizadas o deberían con un sistema matricial: un organigrama que define puestos, responsabilidades, funciones y una organización por procesos: “Conjunto de actividades, tareas, decisiones, interrelacionadas y secuenciales que transforman entradas “inputs·” en salidas “outputs.”

Por lo que a la hora de dar y de pedir, debo tener esto factor en cuenta. También por supuesto en la repercusión en la cadena del servicio o producto: todo lo que yo haga, no haga, no finalice, o finalice tarde, tiene impacto en el otro, ya ven, cuestión de empatía y eficiencia una vez más.

Puede ayudar hacerse la pregunta: ¿Esta información que solicito hoy como urgente, y que ha ido a parar al cuadrante de urgente de la matriz de alguna persona o departamento, es realmente urgente? ¿Podía haberla solicitado con antelación para que la persona pudiera ubicarla en su cuadrante “importante y no urgente”? Organización empática. Normas explicitas, lo que en definitiva, junto al liderazgo otorga estructura a un grupo o equipo.

Muy unidas a la planificación, otras habilidades como la autodeterminación, la autodisciplina, la habilidad para la toma de decisiones y para la resolución de problemas.

Una vez definido el plan pasamos a organizar. Hablamos de organización cuando distribuimos de forma óptima los recursos (incluye el recurso tiempo), las tareas y las responsabilidades, en definitiva: ¿Qué? ¿Quien? ¿Cómo? ¿Cuándo?

Si hablamos de organización, no podemos olvidar las normas y la metodología, como estructura para los equipos. Ayuda a organizar compartir procesos, manuales, protocolos, instrucciones, tutoriales visuales... Facilita también diseñar o compartir metodología y herramientas de trabajo.

Métodos, técnicas y herramientas

Crear una forma de hacer y que esta sea parte de la cultura de la empresa. Entre algunas metodologías que ayudan a la organización y la priorización de tareas:

• Regla 1-3-5: Realiza una tarea grande, tres medianas y cinco pequeñas cada día.

• Mínimos viables diários: Establece tareas diarias mínimas alcanzables para mantener el progreso constante.

• Timeboxin: Asigna un tiempo fijo para trabajar en una tarea y no lo superes aunque no esté finalizada.

• Pomodoro: Trabaja en bloques de 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso.

La clave del éxito no está en hacer mucho, sino en priorizar lo correcto y optimizar el tiempo en el momento adecuado.

Lo que no se comunica no se conoce

La comunicación efectiva, soft skill también muy demandada, es fundamental en la planificación y organización, ya que asegura que todos los participantes entiendan los objetivos, las tareas asignadas y los plazos establecidos. Al comunicarse de manera clara y precisa, se reducen los malentendidos, se refuerzan las expectativas y se garantiza que todos los miembros del equipo estén alineados y comprometidos con el plan. Además, mantener una comunicación constante ayuda a identificar posibles obstáculos y buscar soluciones a tiempo, lo que optimiza la implementación de las estrategias y mejora los resultados.

Lo que no se mide no se arregla y lo que no se arregla se deteriora.

La planificación y la organización incluye el seguimiento y la monitorización sistemática: ¿cómo sé que he logrado un objetivo, un avance, un cambio, una cifra...? ¿Cómo mido el progreso de lo planificado? ¿Estamos progresando de forma adecuada o debemos hacer algún reajuste? Tal y como dice el titular, lo que no se mide no se arregla, y lo que no se arregla se deteriora, esto puede hacerse extensible a máquinas, procesos y por supuesto, personas. Si lo analizamos desde el punto de vista económico, lo que se deteriora aumenta los costes.

En definitiva, la planificación y organización, ya sea a corto, medio o largo plazo, deben considerarse como un proceso dinámico que requiere de una visión estratègica pero también de una colaboración constante entre profesionales y equipos. Solo así será posible alcanzar los objetivos establecidos y adaptarse de manera efectiva a los retos que surjan en el camino."