Gestionar la transformación: prevenir y mitigar las resistencias

No es ninguna novedad que las organizaciones se ven sometidas a constantes cambios y muchos de ellos al mismo tiempo. Confundir la agilidad con las prisas, puede tener un impacto negativo en la implantación de cualquier estrategia.

La transformación, la evolución y el cambio son necesarios y bien gestionados son renovación, crecimiento y una forma de diferenciarse de la competencia, gracias a la creatividad e innovación implícitas en el proceso.

Si uno o varios cambios en una organización dejan muchos cadáveres en el camino, debería hacerse un análisis retrospectivo para evaluar como se ha llevado a cabo la gestión del cambio, como ha sido liderada, comunicada, y qué es aquello que podría ser susceptible de mejora.

El cambio implica abordar las resistencias inherentes al mismo. Las resistencias son tan comunes que estan incluso tipificadas. Precisa analizar las mismas previamente y de manera preventiva, este paso ayudará a planificar acciones que faciliten la puesta en marcha y el proceso de adaptación del valor más preciado de cualquier empresa, “las personas."

Lideres y equipos, deben trabajar alineados para implementar nuevas formas de pensar o de hacer, quizás por ello la adaptabilidad y la flexibilidad son competencias altamente demandadas hoy en día, en los procesos de selección.

De adaptabilidad saben mucho los camaleones que logran sobrevivir a los cambios, adaptarse y prosperar en diferentes entornos, gracias a su alta capacidad de acomodo y aclimatación tanto física y fisiológica como de comportamiento. Defensores de su territorio cuentan entre sus talentos con la capacidad de observación y la de comunicación. Cuentan con una visión 360 al mover sus ojos de forma independiente, lo que les permite mayor precisión, y al parecer comunican su estado de ánimo y sus intenciones a través del color, ambas visión 360 y comunicación, dos habilidades muy aplicables a los seres humanos.

Gran parte de los cambios fracasan o se viven con un estrés innecesario por falta de un análisis previo, que permita tomar el pulso a la organización, y muy especialmente por una comunicación no planificada, insuficiente y deficiente.

Planificar la gestión del cambio es la clave. Un diagnóstico de situación previo nos ayudará. Analizar posibles resistencias, anticiparnos a posibles obstáculos, hacer una correcta previsión de los recursos necesarios: tiempo, capacitación, equipos, materiales...

Si los expertos en gestión del cambio, nos comparten sus conocimientos en la materia ¿Por qué no seguirlos al detalle? El excepcional modelo de gestión del cambio de John P. Kotter (1947), profesor emérito y consultor, detalla los pasos del proceso de una forma coherente, sencilla y extraordinaria.

• Sentido de urgencia. Datos sobre la mesa. ¿Por qué la necesidad del cambio? Investigar, analizar y contar con datos fiables. Identificar incidencias o problemas que hacen necesaria una nueva forma de hacer. Reconocer y explorar las oportunidades y los beneficios que representa el cambio. Esta fase es fundamental para concienciar a todos los miembros del equipo.

• Formar coalición. Identificar a los motores del cambio. Personas líderes y comprometidas que sepan escuchar, involucrar, motivar y guiar al grupo. Contar con el equipo desde el principio. Puede ayudarnos crear grupos de trabajo interdisciplinares y representativos de las diferentes áreas o departamentos. Fomentar el deseo de participar activamente de la transformación. “El equipo debe sentir que es una parte importante de cualquier proyecto."

• Crear la visión del cambio clara y concisa. Definir la meta principal y también las metas intermedias a corto plazo. Establecer las estrategias para lograrlo.

• Comunicar la visión. Aunque está en el paso número 4, con el permiso de Kotter, es algo que debe estar presente desde el principio y durante todo el proceso. Cuidar especialmente la comunicación. Informar, compartir y practicar la escucha activa. Explicar el cambio con datos y con pasión a todos los grupos de interés: el equipo, los clientes, los proveedores...Todo cambio debería llevar asociado un plan de comunicación. Un kick off del proyecto que le otorgue la importancia que realmente tiene.

• Eliminar obstáculos. Monitorizar todo el proceso, involucrar al equipo e identificar aquellas barreras que puedan dificultar alcanzar las metas deseadas. Hacerlo de forma sistemática facilitará ser ágil para buscar soluciones.

• Planificar y celebrar los logros a corto plazo. Siempre con la visión muy presente, los micrologros deben ser también comunicados y celebrados. Reconocer y agradecer durante el camino, es un refuerzo positivo y motivador.

• Consolidar y hacer crecer el cambio. Aprovechar los resultados positivos, los éxitos alcanzados y los beneficios, para tomar confianza e introducir nuevos cambios planificados.

• Anclar el cambio a la cultura de la empresa. Cuando el cambio ya es norma, ya es cultura de empresa. Lo implantado ya está aceptado y normalizado y forma parte de la nueva forma de pensar y de hacer.

Los cambios son inevitables, la transformación es necesaria, hagamos que sea un viaje de aprendizaje recíproco, una experiencia de crecimiento y de satisfacción compartida por los logros conseguidos.

“Comenzar un camino nuevo da miedo. Pero a cada paso que damos, nos damos cuenta de que lo peligroso era quedarse quieto”. (Roberto Benigni, actor).